請求書や領収書の電子保存ルール

1. 電子保存が必要になる場面

メール添付のPDF請求書、クラウドで受領した領収書、ダウンロードした見積書。最初から電子データで受け取った書類は、電子のまま保存する前提で考えます。

2022年1月以降の電子帳簿保存法改正により、電子取引データを印刷して紙で保存する運用は原則として認められなくなりました。

原則はシンプルです。紙で受け取ったものは紙で、電子で受け取ったものは電子で保存します。受領方法に応じて保存方針を決めておきます。

2. 電子帳簿保存法の全体像

扱う内容は3つに分かれます。自分の事業でどれが関係するかを先に把握すると、対応範囲を絞れます。

多くのフリーランス・個人事業主に影響するのは「電子取引」です。すでに電子で受け取っている、または電子で送っているものはすべてこの区分に入ります。

3. 電子取引データの保存要件

求められるのは改ざん防止と検索性の2軸です。厳密な要件は事業規模や保存方法で変わりますが、押さえるべき最低ラインは4つです。

基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者等には、検索要件が不要となる緩和措置があります。ただし、ダウンロードの求めに応じられる状態は必要です。

4. 書類の種類別 保存期間

保存方法を決める前に、そもそも何年保管するのかを確認します。事業形態によって期間が変わります。

対象は請求書・領収書・納品書・見積書などの取引関係書類と、帳簿です。電子で授受したものは、この期間ずっと電子データとして読める状態を保ちます。

外付けの記憶装置1台だけに置くのは危険です。故障すれば保存義務を果たせなくなるため、クラウドと併用するなど二重化しておきます。

5. 小規模事業者の実践手順

最初に決めるのは命名規則とフォルダ構成です。ここが揺れると、後からまとめて直すコストのほうが大きくなります。

年度・取引先の2階層でフォルダを切り、ファイル名に日付と金額を入れるだけで、検索要件の3要素はほぼ満たせます。

事務処理規程は、国税庁が公開しているサンプルを自社向けに直す形で足ります。ゼロから書く必要はありません。

迷いやすいのが、同じ取引を紙と電子の両方で受け取ったときの扱いです。原本がどちらかを決め、二重管理にならないよう受領経路を1本に寄せます。

紙で受け取った書類をスキャンして電子で保存する場合は、スキャナ保存の要件が別に適用されます。電子取引の要件とは別物なので混同しないでください。

運用を始めたら、年に一度は棚卸しします。命名規則から外れたファイルが増えていないか、検索で目的の書類に到達できるかを実際に試すのが確実です。

発行する側の書類は、そのまま請求書作成フォームでPDF出力できます。控えも同じ命名規則で保存すると、受領分と一元管理できます。

会計ソフトへ取り込む場合の手順は会計ソフト取込ガイドにまとめています。