納品書の書き方ガイド

1. 納品書の役割と発行義務

納品書は、売り手が買い手へ「何を、いくつ納品したか」を伝える書類です。英語では Delivery Note、Packing Slip と呼ばれ、納品物と一緒に渡すのが一般的です。

目的は3つです。発注どおりの品目・数量・仕様で届いたかを確認する手段、取引の記録、そして検収と請求へ進むための基礎資料。

法律上の発行義務はありません。民法は目的物の引渡し義務を定めますが、納品書の交付までは求めていません。それでも実務では発行が前提になります。

理由は、発注内容との一致を確認する手段が他にないこと、検収手続きの起点になること、税務上は取引実態の補助的な証拠になることです。

2. どこに何を書くか

法定の様式はありません。記載漏れは検収の遅延や請求トラブルにつながります。実際の出力例で位置ごとに確認します。

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   書類名

   「納品書」と明記します。英文併記は「Delivery Note」。

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   納品書番号

   発注書番号と対応づけて採番すると（PO-2026-001 に対し DN-2026-001）照合が容易です。

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   納品場所

   納品先が発注者の所在地と違う場合は必須。工場や倉庫への直送で効きます。

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   納品日・検収期限

   実際に納品した日を書きます。検収期限の起算日になることが多い項目です。

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   宛先

   納品先の会社名・担当者名。分割納品なら「全3回中 第1回」と進捗も添えます。

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   発行元と登録番号

   納品者の名称・住所・連絡先。問い合わせ先として機能させます。

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   明細

   品名・数量・単位・単価・金額。発注書の記載と一致していることが重要です。

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   合計（税込）

   金額の記載は必須ではありませんが、検収と照合のためには書くのが実務的です。

3. 検収書との違い

検収が終わっていない段階で請求書を出すと、支払いを保留されることがあります。この順序は支払サイトの起算にも関わります。

検収書の書き方は検収書のガイドにまとめています。納品書から検収書への変換にも対応しています。

4. 発行タイミングと送付方法

事後送付は検収や支払いのスケジュールに影響します。「納品書の受領をもって検収期限が起算される」ルールの取引先には、特に早めに送ります。

PDFをメールで送る電子納品書が増えています。即時に届き、印刷費と郵送費がかからず、電子データとして体系的に管理できます。

5. 保存と管理

納品書は取引を裏づける証憑書類として保存します。保存期間は請求書や領収書と同じ考え方です。

管理の要点は、発注書・納品書・検収書・請求書を番号で相互参照できる状態にしておくことです。番号が繋がっていれば、1件の取引を後から追跡できます。

電子保存の要件（真実性・検索性・見読性）は電子帳簿保存法の解説にまとめています。納品内容が固まったら、そのまま納品書作成フォームで作成できます。